catatan 9
MANAJEMEN FILE
A. Pengertian manajemen file
Menurut McGraw-Hill Dictionary of Scientific & Technical Terms (2003), sistem manajemen file adalah program komputer yang mengontrol ruang yang digunakan untuk penyimpanan file dan menyediakan layanan seperti kontrol input atau output dan pengindeksan.Manajemen file adalah jenis perangkat lunak yang mengelola file data dalam sistem komputer.File bisa berupa dokumen, spreadsheet, gambar, atau jenis item lain yang disimpan di komputer.Sistem manajemen file menangani bagaimana file diatur, bukan hanya sekadar mengorganisir cara menyimpan saja. Tetapi digunakan untuk operasi pemeliharaan atau pengaturan file.
Dasar dari manajemen file adalah proses penamaan, penyimpanan, dan pengambilan file secara terorganisir.
B. Manfaat manajemen file
Adapun manfaat dari manajemen file diantaranya yaitu dapat mengurangi resiko kehilangan file misalnya seperti terhapusnya file secara tidak sengaja, file tersimpan dimana saja dan tidak teraturnya letak file serta dapat memudahkan kita dalam pencarian file, dapat menghemat kapasitas penyimpanan dengan cara melakukan penghapusan file yang tidak terpakai. Untuk mendapatkan manfaat dari manajemen file kalian harus dapat melakukan manajemen file dengan baik dan benar.
C. Fungsi manajemen file pada sistem operasi
Adapun beberapa fungsi yang diharapkan dari pengelolaan file yang diantaranya:
•Mekanisme pemakaian file secara bersama.
Penciptaan, modifikasi dan penghapusan file.
•Kemampuan men-beckup dan recovery untuk dapat mencegah kehilangan file dikarenakan kecelakaan atau adanya upaya penghancuran file.
•Pemakai bisa mengacu file dengan nama simbolik “Symbolic name” bukan menggunakan penamaan yang mengacu perangkat fisik.
•Supaya pada lingkungan sensitif, informasi dapat tersimpan dengan aman dan rahasia.
•Sistem file harus menyediakan interface user-friendly.
D. Tipe-tipe file pada sistem operasi
Secara umum ada tiga tipe file yang terdapat pada sistem operasi, diantaranya adalah:
1. Regular File
File reguler terdiri dari file teks dan biner. File teks ini berisi barisan teks dalam format txt. Sedangkan file biner berisi ekseskusi (exe) dan juga biner dari berbagai program aplikasi dalam komputer.
File biner berbentuk exe hanya diketahui oleh sistem operasi. Sedangkan biner hasil program aplikasi hanya diketahui oleh program aplikasi yang menggunakan file tersebut.
2. Directory File
File direktori adalah file yang dimiliki oleh Operation System sebuah komputer. File ini berisi semua informasi terkait daftar file yang berada di dalam folder atau direktori.
3. Special File
File spesial adalah nama logik perangkat masukan (input) atau keluaran (output) yang dianggap sebagai file.
E. Cara manajemen file yang baik dan benar
Terdapat beberapa cara untuk meningkatkan efektifitas filing manajemen, yaitu sebagai berikut cara manajemen file:
1. Membangun Sistem “Document Filing” serta Penamaannya
apabilan anggota selalu convert file secara manual, sebaiknya mulai manajemen file dengan pemberian format nama penyimpanan. Harus memastikan anggota tahu dimana menyimpan file yang benar. Sebaiknya pisahkan jenis-jenis surat mulai dari invoice dan file penting lainnya. Pastikan format penyimpanan dokumen ini juga memberikan deskripsi yang cukup supaya tidak perlu membuka satu-satu.
2. Mulai Pikirkan Soal Konversi File Sekaligus
Dengan bertumbuhnya sebuah bisnis, tentu dibutuhkan teknik konversi file yang tepat. Jumlah file yang sangat besar tidak memungkinkan untuk di simpan dalam sebuah lokasi. Dapat menggunakan berbagai batch documen conversiona products yang tersedia.
3. Berhenti Menggunakan Converter Gratisan
File converter gratisan biasanya ditujukan untuk kebutuhan personal dan pastinya fiturnya terbatas. Apabila menggunakannya untuk skala besar, tentu saja akan ada banyak masalah yang muncul,seperti:
Security, ketika menggunakan fitur gratisan, Anda tidak tahu benar proses konversi benar-benar aman atau tidak.
Keterbatasan, tidak semua tool gratis yang tersedia gratis seluruhnya.
Beberapa fitur mengharuskan untuk mengeluarkan uang. Atau kalau pun gratis, akan ada watermark di dokumen.
Permasalahan setting dan terbatasnya opsi menu
4. Menguasai Windows Explorer
Umumnya perusahaan menggunakan Windowsdisini letak permasalahannya, banyak orang yang kurang menguasai navigasinya.
5. Simpan Data di Lokasi yang Sama Sisakan satu lokasi penting khusus untuk penyimpanan file
Pengertian manajemen file yaitu mengklasifikasikan dan penempatan file dengan benar. Maka dari itu buatlah folder (baca: pengertian folder) spesifik yang memudahkan untuk menemukan file yang diinginkan. Dan jangan pernah mencampurnya.
6. Menggunakan Shortcuts Manfaatkan fitur Shortcuts untuk mengakses folder yang paling sering dikunjungi
dibandingkan harus masuk ke folder dalam folder, ini tentu sangat pusing. Hal ini juga bisa mengurangi resiko duplikasi penyimpanan file.
7. Shared Document
Shared document ini dapat berupa Dropbox, Google Drive, One drive dan sejenisnya yang akan memudahkan siapapun untuk menyimpan dan meng-update file dimana pun dan kapan pun tanpa harus repot ke kantor.
F. Pengertian file,data,folder dan dokumen
1.file
File adalah kumpulan berbagai informasi yang berhubungan dan juga tersimpan di dalam secondary storage, secara konsep file memiliki beberapa tipe ada yang bertipe Data terdiri dari numeric, character dan binary. Lalu ada juga file yang bertipe program, atau definisi file ialah arsip ataupun data yang tersimpan di dalam komputer.
2.folder
Secara umum, pengertian folder adalah suatu tempat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau bahkan folder lain yang berisi file-file. Istilah ini sering digunakan dalam bidang kearsipan dan komputer.
Dalam bidang kearsipan, folder adalah tempat untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam file. Folder umumnya berwujud lembaran berlipat seperti map yang terbuat dari bahan kertas atau karton manila.
Dalam bidang komputer, pengertian folder adalah tempat untuk menyimpan atau menampung berbagai file di dalam komputer, baik itu file data, file dokumen, dan file sistem.
3.dokumen
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan.
Seperti akta kelahiran, surat nikah, dan surat perjanjian.Dokumen juga berarti teks yang ditulis dan disimpan di komputer.
Dokumen dapat diartikan rekaman informasi tentang sesuatu dengan catatan atau pengambilan foto.Namun dalam perkembangannya definisi dokumen sendiri memiliki banyak perkembangan yang disesuaikan oleh kebutuhan dan bentuk fisiknya.
Dokumen memiliki banyak peran penting dalam semua sektor, bahkan sebuah dokumen dianggap sangat penting karena keterbatasan dari manusia itu sendiri. Misalnya pada sektor hukum, dokumen informasi kejahatan seseorang merupakan hal penting yang tidak boleh rusak sedikit pun.
G.Struktur file pada sistem operasi Windows
Windows merupakan sistem operasi yang paling banyak di gunakan oleh pengguna komputer di seluruh dunia. Mengapa? tentu saja tampilannya yang user friendly sangat mudah di gunakan oleh user. Selain itu Windows juga membuat struktur direktori yang mudah di gunakan.
Ada 3 Sistem File yang terdapat di dalam sistem operasi ini:
1. FAT 16: Sistem file ini di perkenalkan pada tahun 1981 melalui MS-DOS. Pada saat mendesainnya sistem ini hanya di peruntukan untuk mengatur file pada floopy drive saja, namun semakin di kembangkan sehingga dapat juga untuk mengatur file pada harddisk. Sistem file ini juga compatible untuk semua OS yang ada pada saat itu, seperti Windows 95/98/me, OS/2, bahkan juga Unix. Namun kekurangan dari sistem file ini, tidak adanya dukungan untuk kompresi, enkripsi dan kontrol akses dalam partisi.
2. FAT 32: merupakan pengembangan dari FAT 16 sehingga kemampuan harddisk menjadi lebih baik lagi. Seperti kebalikannya dari FAT 16, FAT 32 tidak dapat di gunankan oleh sembarang sistem operasi dengan kata lain tidak semua OS dapat menggunakan sistem file ini.
3. NTFS: merupakan terobosan baru yang benar-benar berbeda dari teknologi sebelumnya, seperti sebuah gebrakan sistem file ini sudah mendukung untuk kompresi file, enkripsi data dan cluster serta peningkatan security yang jauh lebih baik. New Technologi File System merupakan kepanjangan dari NTFS, yang dapat di gunakan hanya pada Windows NT dan semua keluarganya.
Untuk Struktur File Windows ini dapat di lihat dari gambar berikut:
Dari gambar di atas sudah cukup jelas menjelaskan pembagian direktori file pada sistem operasi windows. Sedangkan My Computer sendiri adalah sebagai root nya, yang terdiri dari C:, D:, dan E: yang penggunaannya dapat di sesuaikan oleh user. kecuali untuk C: yang otomatis untuk tempat menyimpan file Sistem operasi nya itu sendiri.
Penjelasan berikut, merupakan direktori yang secara otomatis akan terbentuk saat Windows:
· Direktori C:\Windows : pada direktori ini terdapat semua sistem dari Windows. Seperti Device Driver, Registry dan program-program lain yang di gunakan oleh windows untuk dapat bekerja dengan baik.
· Direktori C:\Program Files : direktori ini menyimpan program-program yang di telah di install pada sistem operasi Windows.
· Direktori C:\My Document : direktori ini berisi semua data maupun dokumen yang di miliki oleh user.
H.Contoh partisi manajemen file
I.Perbedaan folder dan file
file adalah jenis jenis data yang lebih spesifik sedangkan folder biasanya disebut dengan directory / direktori, dapat diartikan sebagai media penyimpanan. Contoh file adalah file gambar, file musik, file video, file document, serta file file lainnya.Pengertian Folder, merupakan sebuah tempat untuk melakukan penyimpanan ataupun penampungan berbagai macam file yang ada di dalam komputer, baik itu berupa file dokumen, file data, dan juga file sistem.contoh folder yaitu:
-folder foto
-folder video
-folder musik
-folder dokumen
-folder aplikasi
J. SUB FOLDER BESERTA CONTOH
Di dalam sebuah folder kita bisa membuat folder-folder tambahan. Folder di dalam folder disebut juga dengan "Sub Folder".
K. SIFAT FILE
Pengoperasian sebuah manajemen file, tentunya sangat berhubungan dengan file-file yang digunakan. Sebaiknya Anda juga mengetahui tentang sifat yang dimiliki oleh sebuah file.
Berikut ini beberapa hal yang perlu untuk Anda ketahui:
1. Persistance
Informasi mampu bertahan walaupun proses yang pembangkitannya sudah berakhir ataupun catu daya telah dimatikan.
Dengan adanya properti yang satu ini, maka file tetap dapat digunakan pada beberapa hasil yang akan didapatkan dari suatu proses dan bisa digunakan pada masa mendatang.
2. Ukuran File (Size)
Umumnya manajrmen file mempunyai ukuran yang cukup besar. Dengan begitu akan memungkinkan terjadinya penyimpanan berbagai macam informasi yang perlu untuk disimpan secara rapat-rapat.
3. Sharability
File bisa digunakan pada berbagai macam proses dalam akses informasi yang dilakukan secara kongruen.
L. SASARAN MANAJEMEN FILE
Adapun untuk sasaran sistem file yang diantaranya yaitu:
*Untuk memenuhi kebutuhan dari manajemen data bagi pemakai atau user.
*Untuk menjemin data yang terdapat pada file ialah valid.
*Untuk optimasi kinerja.
*Untuk menyediakan dukungan masukan “input” dan keluaran “output” bagi beragam tipe perangkat penyimpanan.
*Untuk meminimalkan atau mengeliminasi potensi kehilangan data.
*Untuk menyediakan sekumpulan rutin interface masukan “input” dan keluaran “output”.
*Dan untuk menyediakan dukungan masukan “input” dan keluaran “output” bagi banyak pemakai “user” di sistem multiuser.
M. ARSITEKTUR PENGELOLAAN FILE
Pengolahan File meliputi:
1. Sistem Akses : Berkaitan dengan bagaimana cara data yang disimpan pada file diakses.
2. Manajemen file : Berkaitan dengan penyediaan mekanisme operasi pada file seperti :
Penyimpanan
Pengacuan
Pemakaian bersama
Pengamanan
Manajemen Ruang Penyimpan : Berkaitan dengan alokasi ruang untuk file di perangkat penyimpan.
Mekanisme Integritas File: Berkaitan dengan jaminan informasi pada file tak terkorupsi.
N. SISTEM FILE
File system adalah sebuah proses yang mengatur di mana dan bagaimana sebuah data disimpan dan diakses dalam disk penyimpanan.
Nah, disk penyimpanan yang paling umum digunakan adalah hard disk drive (HDD), hard drive, atau storage device lainnya.
Intinya, file system ini mengatur pengoperasian di dalam sebuah disk yang terhubung ke komputer, tetapi tidak bisa terlihat oleh user atau manusia yang menggunakan komputer tersebut.
Hal-hal yang biasa diatur meliputi storage management, pemberian nama pada file, folder–folder, metadata, pengaturan mengenai akses data, dan lainnya.
Beberapa file system yang paling umum digunakan dan mungkin pernah kamu dengar yaitu File Allocation Table 32 (FAT 32), New Technology File System (NTFS), dan Hierarchical File System (HFS).
O. PENAMAAN FILE
Nama berkas atau file name adalah nama yang diberikan oleh sistem berkas kepada sebuah berkas atau direktori tertentu. Meski oleh sistem berkas penamaan dilakukan dengan menggunakan angka-angka dalam sistem bilangan biner, sistem operasi dapat menerjemahkan angka-angka biner tersebut menjadi karakter yang mudah dipahami oleh manusia. Gabungan antara nama berkas dan nama direktori tempat berkas tersebut berada disebut dengan "path".
Sebagai contoh, umpamakan ada sebuah berkas bernama "dokumen.doc" yang diletakkan di dalam direktori dengan nama "Dokumen". Jika direktori induk dari direktori "Dokumen" adalah C:\, maka nama path yang dibentuknya adalah "C:\Dokumen\dokumen.doc".
Setiap sistem berkas memiliki cara penamaan berkasnya masing-masing. Sistem berkas FAT, misalnya, menggunakan 11 bita karakter untuk merepresentasikan sebuah nama berkas, yang dibagi ke dalam dua buah field, nama berkas (8) dan nama ekstensi berkas (3). Selain jumlah karakter, jenis karakter juga ditentukan oleh sistem berkas. Beberapa sistem operasi mengizinkan beberapa karakter khusus, seperti !, ~, $, #, & untuk digunakan sebagai nama berkas, tetapi lainnya tidak. Selain itu, beberapa nama juga bisa tidak dapat digunakan sebagai nama berkas, karena berkas tersebut telah digunakan oleh sistem operasi. Sebagai contoh, adalah AUX, COM, LPT, PRN, dalam sistem operasi DOS.
P. MANIPULASI FILE
Hal hal yang dilakukan:
-membuat dan menghapus file
-membuka dan menutup file
-membaca, menulis, dan mereposisi file
-menentukan dan mengeset atribut file
Q. ATRIBUT FILE
Atribut file adalah dimana sebuah file atau directori bisa eksis atau sebuah file mempunyai atribut yang berbeda antara sistem operasi satu dengan yang lainnya. Atribut file digunakan oleh sistem operasi untuk memisahkan tipe-tipe file. Setiap file di windows mempunyai atribut tersendiri sesuai dengan kepentingan file tersebut terhadap sistem. Misalnya, tipe file yang tidak boleh dihapus oleh user diberi attribut system, jadi ketika file manager (windows explorer) akan menampilkannya, file beratribut sistem tersebut tidak akan ditampilkan.
Beberapa atribut file :
-Tipe File : Menentukan Tipe File
-Jumlah link : Jumlah link untuk file tersebut.
-Pemilik (Owner) : Menentukan siapa pemilik file tersebut.
-Group : Menentukan group yang memiliki file tersebut.
-Jumlah Karakter : Menentukan ukuran file dalam byte.
– Waktu Pembuatan : Menentukan kapan file terakhir dimodifikasi.
-Nama File : Menentukan nama file yang dimaksud.